Privacitat – protecció de dades

Quan arriba el setembre, els grups de Whatsapp es multipliquen sense control. Començant per les escoles que fan grups de pares (de la classe, de natació, …) fins els grups esportius per jugar a pàdel o a futbol, passant per tota mena de col·lectius (per una boda, per feina, etc.) de lo més variat, tothom s’anima a apuntar-se i apuntar altres als grups. Però com tot, s’ha de fer bé per no patir-ne les conseqüències.

Incloure en un grup a persones sense el seu consentiment pot comportar sancions econòmiques. Això és el que li ha passat a un Club esportiu el qual, en una recent resolució de l’Agencia Espanyola de Protecció de Dades, ha estat sancionat amb una multa de 4.000€ per afegir el número de telèfon d’una usuària a un grup de Whatsapp sense demanar-li autorització.

Un cop captada l’atenció en el titular, convé fer diverses apreciacions sobre la noticia.

Es tracta d’una infracció administrativa que pot ser sancionada amb una multa de fins a 20.000.000€ com a màxim o, tractant-se d’una empresa, de una quantia equivalent al 4% del volum de negocio total anual global de l’exercici financer anterior. L’AEPD però considera graduar la sanció al entendre l’acció ha estat negligent no intencional, però significativa ja que, tot i que la reclamant no es clienta des de fa més de 10 anys, el Club encara conservava les seves dades. El Club hauria d’haver donat de baixa les dades quan va deixar de ser clienta.

A més, l’entitat esportiva ha tractat les dades personals de la reclamant sense el seu consentiment. La llei determina que el tractament només serà lícit si el interessat va donar el seu permís per el tractament específic.

El Club també va cometre dos infraccions més, contra la seguretat del tractament, per no garantir la confidencialitat de les dades, com a conseqüència d’unes mesures de seguretat (tècniques y organitzatives) inadequades.

Per cada una de les infraccions, l’AEPD imposa una sanció de 1.000€ que fa un total de 4.000€.

Aprofitem per recordar, i per estalvia ensurts, que la normativa no s’aplica al tractament de dades personals dut a terme per una persona física en l’exercici d’activitats exclusivament personals o domèstiques (per exemple, grup per celebrar un aniversari o una reunió d’antics alumnes creat per un pare o un ex-alumne). Com que no sempre les distincions són clares, recomanem, en cas de dubte, fer una consulta prèvia. Val més això que no lamentar-nos posteriorment.

I recomanar, com sempre, fer les coses bé perquè hem de mesurar les conseqüències no tan sols en termes econòmics, que també, sinó en termes reputacionals que sempre són més onerosos per el professional o l’empresa.

Cuideu-vos!

Ja em parlat en diverses ocasions del tema de les cookies. Cal entendre que a aquestes alçades ja sabem como ha de funcionar la solució que tenim que implementar perquè l’usuari pugui fer efectiu el seu dret de conèixer i triar les cookies que vol instal·lar en el seu ordinador. Però, i la resta?

Doncs sí, la solució de cookies per la nostra web és condició necessària però no suficient. I no ho és perquè la web necessita altres texts legals per complir amb la normativa de protecció de dades i, molt important, requereix que l’empresa estigui adequada al RGPD i a la LOPDGDD.

És clar que la web és la part visible de l’empresa i que els texts legals que hi apareixen es poden veure i valorar per persones externes a l’empresa. El primer col·lectiu que ho fa és el de clients i usuaris. I no és l’únic: empleats, accionistes, proveïdors, competència, administracions públiques i tots els grups d’interès que envolten a l’empresa també ho fan. I, naturalment, les autoritats de control en protecció de dades i de l’àmbit mercantil, entre altres, també veuen i revisen les nostres pàgines legals.

Aquí també, torna a ser condició necessària però no suficient el disposar dels texts legals sense que l’empresa estigui adequada. És més, si l’empresa no està adequada, no es poden generar els texts legals perquè, simplement, estaríem cometen un frau.

I aquesta situació de frau és més freqüent del que sembla. Des de copiar i enganxar texts legals d’una altre empresa a generar texts amb aparença de legalitat, el ventall de solucions fake que es fan servir són molt variades.

El camí correcte, per tant, és adequar l’empresa a la normativa de protecció de dades (RGPD i LOPDGDD) per, a continuació, generar els texts legals, incloent aquells que depenen de la LSSICE.

I que cal fer per adequar la nostra empresa a la normativa? Sense pretendre fer una llista exhaustiva de les tasques a dur a terme, hauríem de començar per una Auditoria que valori la situació inicial (descobriment de dades, mesures de seguretat, anàlisis de riscos, …). La segona fase consistiria en definir el Registre d’Activitats (RAT), establir l’Estructura tècnica i organitzativa, implementar les Mesures de Seguretat, dissenyar els contractes amb Intervinents de tractament (empleats, tercers, …) i generar tota la Informació i Comunicació dels tractaments necessària des de Clàusules de Personal, Tractament o Internet –tests legals– entre molts altres, fins a la redacció dels Informes Reglamentaris, Protocols d’Actuació i de Tractament, sense oblidar la important gestió de l’exercici de Drets.

I les avantatges? Ser més transparent, generar confiança i, per tant, més negoci de qualitat. I, per descomptat, evitar sancions econòmiques i, sobretot, la pèrdua de reputació que, en molts casos, pot ser irreversible.

En tots els casos, l’adequació només comporta beneficis. I deixar-ho en mans de professionals ens permet poder centrar-nos en l’important: el nostre negoci. I tenir la satisfacció de fer les coses ben fetes.

Cuideu-vos!

Aquesta setmana s’han complert tres anys des de que el Reglament General de Protecció de Dades va entrar en aplicació. Repassem en aquest post algunes de les fites més importants i farem una mica de balanç que, com sempre, tindrà llums i ombres.                                

El RGPD va entrar en vigor el 2016 però, gràcies a una moratòria, la seva aplicació no va a començar fins al maig de 2018. No és que la Protecció de Dades personals fos una novetat al nostre país, la LORTAD és de 1992 i la LOPD de 1999, però no cap dubte que va suposar un canvi de paradigma en el tractament de les dades personals per part de les empreses. Molts van descobrir, a partir d’aquell moment, el dret fonamental a la privacitat o, el que és el mateix, garantir a les persones el control sobre les seves dades personals .

Ara parlem d’un model preventiu (no reactiu per denúncies) amb responsabilitat proactiva, on s’ha establert la privacitat per defecte, des del disseny, i tot l’enfocament de les obligacions dels responsables s’ha de fer basat en l’enfocament del risc.

Consentiment reforçat, noves clàusules informatives, nous contractes d’encarregat de tractament, mesures de seguretat (violacions de seguretat), nous drets dels interessats i figures com el Delegat de Protecció de Dades són algunes de les novetats que ens va portar el RGPD i que ja a hores d’ara ens resulten, a més de familiars, imprescindibles en el nostre dia a dia en la matèria.

I les sancions, no ens oblidem, són considerables. Espanya és el país que ha imposat fins ara més sancions a Pimes, encara que, val a dir, l’import de la suma de les sancions no és el més elevat comparat amb els altres països. I, com sempre, al marge del aspecte econòmic, el més important té a veure amb la pèrdua de reputació de l’empresa. Aquest és l’intangible més apreciat i que hem de preservar a tota costa.

Aquest temps no ha estat exempt de dificultats. Només cal recordar l’anul·lació de l’Acord Privacy Shield que donava cobertura jurídica a les transferències de dades entre Europa i els Estats Units. O les modificacions en la regulació de les cookies que, encara avui, incompleixen moltes empreses.

I no oblidem la tecnologia que avança de manera espectacular, alhora que les normatives van per darrera dels esdeveniments. Amb la pandèmia hem vist l’auge de la videoconferència o els xats i el teletreball amb les seves dificultats per preservar la privacitat. I altres, com per exemple, el reconeixement facial o de veu, la Intel·ligència Artificial (IA), el Big Data o el Blockchain que estaven a les beceroles o directament no existien quan van començar els treballs del Grup de Treball de l’article 29, allà per el 1996.  

Un balanç, a la fi, prou positiu en general. Però queda molt camí per fer.

Cuideu-vos!