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Registro de horas vs. Protección de Datos

Con efecto a partir del próximo 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modifica el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, instaurando el deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente.

El objetivo es, por una parte, computar las horas extraordinarias de los trabajadores mediante el registro de las horas realizadas cada día y, por otra, controlar el tiempo de trabajo de los trabajadores a tiempo parcial.

Como es natural, los especialistas en Derecho laboral nos darán las pautas a seguir desde su punto de vista. Lo que a nosotros nos preocupa, como no, son las vulnerabilidades en materia de protección de datos que la nueva obligación plantea.

Y lo hace, al menos, en tres aspectos.

  1. La forma de registro
  2. La conservación de la información
  3. La disponibilidad de los registros.

1. La forma de registro queda a discreción de la empresa (previa consulta a los trabajadores). Y puede ser desde una simple hoja de Excel hasta un sofisticado sistema de geolocalización, pasando por controles biométricos (Art. 9.1.a) RGPD[1]) u otros. En este aspecto, el peligro proviene de utilizar medios invasivos o claramente desproporcionados como, por ejemplo, el control por huella digital o reconocimiento facial o la monitorización constante mediante sistemas de geolocalización.

2. La conservación de la información es el segundo aspecto a tener en cuenta. Aunque los datos no sean de categoría especial (se recogen habitualmente el nombre, la fotografía, número de empleado, etc.), debemos conservarlos adecuadamente (como con todos los datos personales). Si guardamos datos biométricos o similares, la conservación debe ser especialmente segura. Hay que tener en cuenta que la norma exige su conservación por el plazo de cuatro años.

3. La disponibilidad de los registros es el último. Dice la normativa que estos deben permanecer a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esta disponibilidad conlleva ciertamente peligros desde la óptica de la protección de datos como son el acceso a los registros por personas no autorizadas o la distribución de forma inadecuada.

Para concluir, unas recomendaciones generales, entendiendo que cada empresa es un mundo y que no es lo mismo, por ejemplo, una empresa de servicios que una empresa industrial.  Por lo que respecta al registro, buscar un sistema mínimamente invasivo, que no haga uso de datos biométricos. Siguiendo el Reglamento, usar los datos mínimos imprescindibles. En cuanto a la conservación –y la disponibilidad–, es recomendable utilizar medios tecnológicos contrastados (descartamos el papel y la hoja de Excel), que permitan demostrar el cálculo de horas sin posible manipulación y que se puedan facilitar, a terceros, sin poner en peligro la información (distribución seudonimizada). Una app en la nube podría ser la mejor solución. Pero solo es una opinión.

Como consultores en Derecho Digital, estamos al servicio de la empresa. Podéis contactar con nosotros en info@tecnolawyer.com. Estaremos encantados de prestaros ayuda.

[1] Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD)

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