És una consulta freqüent. Ja em vam parlar en un post, allà per el mes de maig, sobre els texts legals de la web. El que interessa explicar avui és que per tenir una web legal es necessari que l’empresa com a tal compleixi amb el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD). No en hi ha prou amb que els texts legals tinguin aparença de legalitat, necessitem fer més coses.
A Internet és freqüent trobar tota mena de texts legals. A banda dels correctes (en denominació ii contingut), podem veure texts amb noms inventats (Termes i condicions d’ús de Privacitat), text copiats (“afusellats”, amb el perill que suposa fer servir els texts d’una altre empresa), texts incomplets i una llarga casuística de la que ens ocuparem un altre dia.
Avui vull cridar l’atenció a les empreses que fan servir texts sense haver-se adequat al Reglament. Comencem per dir que els texts legals que apareixen a la web són la part pública de l’adequació. Però per disposar d’aquests texts, l’empresa té que, prèviament i entre altres, haver fet un Anàlisis de Riscos, tenir un Registre d’Activitats de Tractament, definir una Estructura tècnica i organitzativa, haver establert les Mesures de seguretat corresponents, signar els necessaris Acords de confidencialitat amb els empleats i el Contractes d’encarregat de tractament amb empreses terceres que tracten dades per compte nostra, generar els Protocols de informació i comunicació (clàusules de tractament, Internet, Drets de l’usuari, …) y produir els Informes reglamentaris.
Només quan l’empresa està adequada al Reglament es pot generar la Política de Privacitat i els textos necessaris per els formularis que recullen les dades personals del usuaris. Naturalment, hi haurem d’afegir altres texts que depenen d’altres normatives, segons el cas, com són l’Avís legal, la Política de Cookies (amb el banner corresponent) i les Condicions de Contractació (si tenim una botiga virtual).
Copiar els texts d’un altre web (o pràctiques similars) perquè no tenim l’empresa adequada és un frau que està perseguit per les autoritats. I és força fàcil detectar-ho i, per tant, sancionar-ho.
La Protecció de dades no és complexa però s’ha de fer bé. En els supòsits més senzills, el propi usuari la pot implementar seguint les indicacions de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) a través del programa FACILITA. Per la resta, recomanem buscar l’ajuda d’un professional.
Recordem que implantar la Protecció de Dades té un cost cert i moltes avantatges com evitar costos reputacionals i sancions i generar confiança entre empleats, clients, proveïdors, entre altres. No tenir un programa de Protecció de Dades, en canvi, pot tenir un cost incalculable.
Imatge Pixabay
