La intel·ligència artificial s'ha convertit en una aliada habitual per a redactar emails: respostes ràpides, textos més clars, millor to… Tot sembla una millora evident en productivitat.
Però hi ha un error que es repeteix constantment en empreses de totes les grandàries: copiar dades reals en el prompt perquè la IA «millori» l'email.
El que sembla un gest innocent pot convertir-se en una fuga d'informació amb implicacions legals i reputacionals. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD), en les seves recomanacions sobre l'ús d'IA, insisteix precisament en aquest punt: el risc no està en la resposta, sinó en la informació que s'introdueix.
El gest més habitual (i més perillós)
L'escenari és molt comú:
- «Milloraré aquest email a un client»
- «Que el faci més professional»
- «Que resumeixi aquest fil»
I per a això, es copia el contingut complet del correu en l'eina d'IA.
El problema és que aquest contingut pot incloure:
- dades personals de clients o empleats,
- informació contractual,
- dades financeres,
- fins i tot, converses sensibles.
En aquest moment, aquesta informació surt de l'entorn controlat de l'empresa.
Què passa realment amb aquestes dades?
No totes les eines d'IA funcionen igual, però l'AEPD adverteix d'un aspecte clau: quan s’introdueix informació en aquests sistemes, es pot perdre el control sobre ella.
Depenent del proveïdor, les dades poden:
- emmagatzemar-se temporalment,
- generar registres (logs),
- utilitzar-se per a millorar el servei.
Això no significa que sempre passi, però sí que no es pot assumir que la dada desapareix després d'obtenir la resposta.
El problema no és tècnic, és d'ús
Aquí està la clau: la majoria dels riscos no venen de la tecnologia, sinó de com s'utilitza.
L'ús d'IA en emails no és problemàtic per si mateix. El problemàtic és introduir informació que no hauria de sortir del perímetre de l'organització.
Per això, l'AEPD recomana aplicar un principi bàsic: minimitzar les dades que s'introdueixen en eines d'IA.
Com evitar l'error (sense deixar d’utiltizar IA)
No es tracta de deixar d'usar aquestes eines, sinó d'usar-les millor. Algunes bones pràctiques:
- Evitar copiar dades reals: substituir noms, xifres o referències per exemples ficticis.
- Treballar amb plantilles: demanar a la IA estructures o millores generals, no sobre casos reals.
- Revisar condicions del proveïdor: entendre què passa amb les dades introduïdes.
- Formar als equips: molts errors venen del desconeixement, no de la mala fe.
L'objectiu és clar: aprofitar la IA sense comprometre la informació.
Conclusió: la productivitat no pot anar per davant del control
La IA pot ajudar-te a escriure millors emails en menys temps. Però aquest benefici no pot venir a costa de perdre el control sobre les dades.
L'error més comú no és utilitzar l'eina, sinó fer-ho sense criteri.
Perquè al dia a dia, una simple acció com «copiar i pegar» pot semblar insignificant… fins que deixa de ser-ho.
I, en protecció de dades, aquest moment sol arribar massa tard.
Com sempre, cuideu les dades i cuideu-vos!
