En el ámbito empresarial, cumplir con las normativas y regulaciones es fundamental no solo para evitar sanciones, sino también para construir una reputación sólida y confiable. Sin embargo, existe un fenómeno preocupante conocido como «cosmetic compliance» o «cumplimiento cosmético«, que se refiere a prácticas superficiales destinadas a aparentar conformidad con las leyes y regulaciones sin realmente adherirse a ellas. Este concepto, prestado de los programas de Compliance Penal, es especialmente relevante también en el área de protección de datos, donde el cumplimiento efectivo es crucial para proteger la privacidad y la seguridad de la información personal.
En el contexto de la protección de datos, el «cosmetic compliance» puede manifestarse de varias formas. Por ejemplo, una empresa puede diseñar políticas de privacidad detalladas y completas, pero si no se implementan de manera efectiva o si los empleados no están adecuadamente capacitados para seguir estas políticas, la conformidad es solo superficial.
Otra manifestación de esta práctica es la utilización de tecnologías avanzadas para la protección de datos, sin configurar correctamente estas herramientas o sin integrarlas adecuadamente en los procesos operativos de la empresa. Esto puede crear una falsa sensación de seguridad tanto para la empresa como para los clientes, cuando en realidad los datos pueden estar en riesgo.
Cómo detectar el “Cosmetic Compliance» en Protección de Datos
Textos Legales Web “copiados y pegados”
Uno de los ejemplos más comunes de «cosmetic compliance» es el uso de textos legales copiados y pegados de otras fuentes. Muchas empresas copian políticas de privacidad, términos y condiciones, o avisos legales de otras páginas web sin adaptar estos documentos a su propia realidad operativa y regulatoria. Esto no solo es una infracción de derechos de autor, sino que también puede llevar a un incumplimiento real, ya que estos textos pueden no reflejar las prácticas y necesidades específicas de la empresa.
Política de Cookies Irreal
Otra práctica común es la implementación de políticas de cookies que no reflejan la realidad de las cookies que se instalan en el navegador del cliente. Algunas empresas publican políticas detalladas sobre el uso de cookies, pero en la práctica instalan más cookies de las declaradas, o cookies con fines diferentes a los anunciados.
Falta de Firma de Acuerdos de Confidencialidad o de Contratos de Encargado de Tratamiento
La ausencia de acuerdos de confidencialidad o contratos de encargado de tratamiento adecuados es otra señal de «cosmetic compliance». Las empresas deben asegurar que cualquier tercero que maneje datos personales en su nombre (como proveedores de servicios) esté legalmente obligado a proteger esa información, sin excepción. La falta de estos acuerdos puede poner en riesgo la seguridad de los datos y contravenir las normativas de protección de datos.
Falta de Implementación de Medidas de Seguridad Efectivas
La adquisición de herramientas avanzadas de seguridad sin una integración adecuada en los procesos operativos es otro indicio. Si una empresa invierte en tecnología de protección de datos, pero no configura estas herramientas correctamente o no las utiliza de manera coherente con sus políticas, está simplemente aparentando cumplimiento.
Auditorías Internas Inadecuadas
Las auditorías internas que son infrecuentes, superficiales o realizadas por personal no cualificado pueden ser un signo de «cosmetic compliance». Las auditorías efectivas deben ser exhaustivas y llevadas a cabo por profesionales capacitados que puedan identificar y corregir deficiencias en las prácticas de protección de datos.
Conclusión
El «cosmetic compliance» es una práctica que puede tener graves consecuencias para las empresas, tanto en términos de sanciones económicas como de pérdida de confianza de los clientes, entre otras.
Es muy importante que la empresa implante una cultura interna de cumplimiento, no solo en lo que se refiere a privacidad, sino también en las otras áreas de responsabilidad. Esto requiere tener una estrategia y, desde la responsabilidad proactiva y partiendo de los principios del RGPD de protección desde el diseño y por defecto, la protección de datos se prepare antes de iniciar las actividades y que el tratamiento esté configurado para utilizar únicamente los datos personales estrictamente necesarios.
Y la dirección debe implicar a toda la empresa en el cumplimiento.
Y, como siempre, cuidad los datos y ¡cuidaos!
