Es una consulta frecuente. Ya hablamos en un post, allá por el mes de mayo, sobre los textos legales de la web. Lo que interesa explicar hoy es que para tener una web legal es necesario que la empresa como tal cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). No basta con que los textos legales tengan apariencia de legalidad, necesitamos hacer más cosas.
En Internet es frecuente encontrar todo tipo de textos legales. Aparte de los correctos (en denominación y contenido), podemos ver textos con nombres inventados (Términos y condiciones de uso de Privacidad), texto copiados ( «fusilados», con el peligro que supone utilizar los textos de otra empresa) , textos incompletos y una larga casuística de la que nos ocuparemos otro día.
Hoy quiero llamar la atención a las empresas que utilizan textos sin haberse adecuado al Reglamento. Empecemos por decir que los textos legales que aparecen en la web son la parte pública de la adecuación. Pero para disponer de estos textos, la empresa tiene que, previamente y entre otros, haber hecho un Análisis de Riesgos, tener un Registro de Actividades de Tratamiento, definir una Estructura técnica y organizativa, haber establecido las Medidas de seguridad correspondientes, firmar los necesarios Acuerdos de confidencialidad con los empleados y el Contratos de encargado de tratamiento con empresas terceras que tratan datos por cuenta nuestra, generar los Protocolos de información y comunicación (cláusulas de tratamiento, Internet, Derechos del usuario, … ) y producir los Informes reglamentarios.
Sólo cuando la empresa está adecuada al Reglamento se puede generar la Política de Privacidad y los textos necesarios para los formularios que recogen los datos personales de los usuarios. Naturalmente, tendremos que añadir otros textos que dependen de otras normativas, según el caso, como son el Aviso legal, la Política de Cookies (con el banner correspondiente) y las Condiciones de Contratación (si tenemos una tienda virtual).
Copiar los textos de otro web (o prácticas similares) porque no tenemos la empresa adecuada es un fraude que está perseguido por las autoridades. Y es bastante fácil detectarlo y, por tanto, sancionarlo.
La Protección de datos no es compleja pero hay que hacerlo bien. En los supuestos más sencillos, el propio usuario la puede implementar siguiendo las indicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a través del programa FACILITA. Por el resto, recomendamos buscar la ayuda de un profesional.
Recordemos que implantar la Protección de Datos tiene un coste cierto y muchas ventajas como evitar costes reputacionales y sanciones y generar confianza entre empleados, clientes, proveedores, entre otros. No tener un programa de Protección de Datos, en cambio, puede tener un coste incalculable.
Imagen Pixabay
